Resolución 1843 de 2025: Guía paso a paso para que las empresas cumplan con las nuevas obligaciones en exámenes médicos ocupacionales

El Ministerio del Trabajo expidió la Resolución 1843 del 29 de abril de 2025, norma que transforma de forma integral el manejo de los exámenes médicos ocupacionales en Colombia. Esta nueva reglamentación deroga disposiciones anteriores y redefine las obligaciones tanto para empleadores como para prestadores de servicios en salud ocupacional.

En esta guía práctica explicamos qué debe hacer tu empresa paso a paso para adaptarse a esta resolución, cumpliendo con la ley y protegiendo la salud de los trabajadores.

🔁 1. Realiza una Gestión del Cambio formal

La empresa debe documentar una gestión del cambio que incluya:

• Justificación del cambio: la entrada en vigencia de la Resolución 1843.
• Objetivo del ajuste: actualizar procesos, procedimientos y controles asociados a exámenes médicos.
• Listado de actividades a ejecutar, con fechas y responsables.
• Áreas implicadas y plan de comunicaciones internas.

Este documento debe hacer parte del SG-SST y debe estar disponible para inspección por parte de las autoridades.

📚 2. Actualiza la Matriz de Requisitos Legales

Debes modificar tu matriz legal:

• Agregar la Resolución 1843 de 2025.
• Marcar como derogadas las siguientes normas:
• Resolución 2346 de 2007
• Resolución 1918 de 2009

También debes comunicar esta actualización al COPASST y al Comité de Convivencia si aplica.

📑 3. Ajusta el Procedimiento de Exámenes Médicos

Tu procedimiento debe:

• Incluir el nuevo marco normativo.
• Establecer los tipos de evaluación obligatorios:
• Preingreso
• Periódico (al menos cada 3 años o según riesgos específicos)
• Egreso
• Retorno al trabajo (ausencia mayor a 90 días sin causa médica)
• Postincapacidad (cuando la incapacidad es mayor o igual a 30 días)
• Cambio de ocupación o área de trabajo con exposición a nuevos factores de riesgo

Importante: Define claramente en qué momento debe realizarse cada evaluación y quién la autoriza.

📆 4. Establece el cumplimiento de recomendaciones médicas

La empresa debe garantizar que:

• Las recomendaciones derivadas del examen médico sean implementadas en un plazo máximo de 20 días hábiles.
• Se deje constancia escrita y firmada por el trabajador de que recibió la recomendación.
• Se almacene el soporte documental como evidencia del cumplimiento.

Puedes apoyarte en formatos de trazabilidad, órdenes de cambio de puesto, restricciones laborales u otras acciones de mitigación.

🧠 5. Crea campañas de prevención en temas críticos

La Resolución exige:

• Diseñar y ejecutar campañas de prevención del alcoholismo y la farmacodependencia.
• Incorporar un programa de pausas activas, ajustado a la exposición ergonómica o biomecánica de cada tipo de cargo.

Estas acciones deben estar documentadas, con fecha, alcance, población beneficiada y responsables.

📋 6. Fortalece la gestión de contratistas y personal externo

El empleador es responsable de verificar que:

• Los exámenes médicos de contratistas sean realizados por personal idóneo y habilitado.
• El prestador de servicios cuente con los requisitos legales de habilitación y registro ante el Ministerio de Salud.
• Exista evidencia documental (copias de licencias, diplomas, resolución de habilitación).

Recomendación: Crea un protocolo específico de validación de prestadores de servicios médicos y un checklist para contratistas.

📎 7. Registra y respalda toda la gestión documental

Toda la información debe estar:

• Organizada y disponible para auditorías internas o externas.
• Acompañada de soporte documental firmado, tanto por el trabajador como por los responsables del proceso.
• Cargada en el SG-SST si manejas herramientas digitales.

🚨 ¿Qué pasa si no cumples?

La no implementación de estas disposiciones puede derivar en:

• Sanciones económicas por parte del Ministerio del Trabajo.
• Riesgos jurídicos por responsabilidad civil, disciplinaria o incluso penal.
• Imposibilidad de renovar certificaciones en SST o contratar con el Estado.

🧭 Recomendaciones finales

✔️  Cita una reunión con tu equipo de SG-SST y talento humano para revisar esta resolución.
✔️ Asigna responsables y cronograma para cada ajuste requerido.
✔️ Revisa tu red de prestadores y contratistas para verificar su idoneidad.
✔️ Capacita al personal que interviene en estos procesos.

📌 En resumen, esta nueva norma exige que las empresas sean proactivas, documentadas y rigurosas en su gestión de salud ocupacional.

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